Ako dobre riadite svoj čas? Máte Time manažment?

Odborníci na riadenie času nám už celé roky pripomínajú, že v skutočnosti nikdy nemôžeme “ušetriť” čas. Môžeme ho len stráviť. Ako efektívne trávite čas? Plánujete svoj čas uvážlivo a zaobchádzate so svojimi minútami a hodinami naozaj ako s cennými zdrojmi, akými sú? A čo je ešte dôležitejšie, trávite svoj čas tým, že dosahujete svoje osobné a profesionálne ciele, ktoré sú pre Vás a Vašu spoločnosť najdôležitejšie?

Ako dobre v skutočnosti riadite svoj čas? Aby ste získali odpoveď na túto otázku a oživili si kľúčové princípy času – vezmite ceruzku a urobte si tento “test svojho času”. Nie je na ňom nič vedeckého, ale odráža princípy, ktoré zastávajú mnohí, ktorí vyučujú to, čo považujú za správne využitie času. Sú tu šance, že pokiaľ tieto princípy využívate, maximalizujete využitie svojho času a určite ich budete využívať lepšie než väčšina ľudí.

Keď budete odpovedať na otázky, dajte si 1, 2, 3 alebo žiadne body podľa nasledujúceho hodnotiaceho kľúča:

* Pokiaľ je Vaša odpoveď “vždy”, dajte si 3 body.

* Pokiaľ je Vaša odpoveď “zvyčajne”, dajte si 2 body.

* Pokiaľ je Vaša odpoveď “príležitostne” alebo “niekedy”, dajte si 1 bod.

* Pokiaľ je Vaša odpoveď “nikdy”, dajte si 0 bodov.

TEST:

1. Kontrolujete pravidelne dlhodobé ciele svojho osobného a profesionálneho života? Počet bodov:
2. Strávite pár minút premýšľaním o svojom dni a jeho plánovaním pred jeho začiatkom? Počet bodov:
3. Plánujete si vo svojom kalendári schôdzky a kľúčové úlohy na každý deň? Počet bodov:
4. Píšete si zoznam svojich úloh a činností podľa priorít a sústredíte sa na hlavné priority? Počet bodov:
5. Máte – a používate – svoj stály zoznam “toho, čo máte urobiť”, ktorý obsahuje veci, ktoré by ste v budúcnosti radi urobili? Počet bodov:
6. Zaoberáte sa najdôležitejšími úlohami dňa, keď sa cítite byť v pohode? Počet bodov:
7. Zoskupujete podobné úlohy dohromady a robíte ich všetky spoločne? Počet bodov:
8. Keď vojdete do svojej kancelárie alebo si vyberáte svoju poštu, odkladáte okamžite odkazy a záležitosti, ktoré nepotrebujete? Počet bodov:
9. Keď pracujete na rozsiahlom projekte, rozdeľujete si úlohu na malé časti a pracujete  vždy len na jednej časti projektu? Počet bodov:
10. Zatvárate za sebou dvere, alebo si robíte “tichú chvíľku”, keď sa musíte zaoberať “dôležitou prácou”? Počet bodov:
11. Máte stále pomocné materiály, napr. telefónne zoznamy, “vizitkáre” a dôležité manuály na dosah ruky v priestore, kde pracujete? Počet bodov:
12. Organizujete si svoje pomôcky, napr. perá, pravítka, telefóny a zariadenie, aby boli pripravené na použitie v tú minútu, keď ich budete potrebovať? Počet bodov:
13. Udržujete si jednoduchý, ale dobre definovaný zakladací systém, do ktorého umiesťujete všetky voľné papiere a materiály? Počet bodov:
14. Pri administratíve sa zaoberáte každým jednotlivým papierom len raz? Počet bodov:
15. Používate na vypracovávanie obežníkov, riešení odkazov a korešpondencie diktafón? Počet bodov:
16. Čítate zbežne odborné časopisy, noviny a správy, aby ste sa dozvedeli kľúčové informácie? Počet bodov:
17. Používate čas strávený čakaním a cestovaním na riešenie malých úloh alebo na dobiehanie čítania? Počet bodov:
18. Robíte rozhodnutia a púšťate sa do akcie rýchlo? Počet bodov:
19. Keď začínate projekt alebo úlohy, máte “záložné” plány, ktoré môžu byť rýchlo a ľahko realizované, ak Vaše pôvodné plány nefungujú? Počet bodov:
20. Je Vaša sekretárka, asistentka alebo kolegovia stále informovaní o Vašej práci tak, aby mohli riešiť menšie úlohy bez toho, aby Vás vyrušovali? Počet bodov:
21. Dávate podriadeným a kolegom jasné inštrukcie – dostatočne jasné, aby sa za Vami nemuseli stále vracať s otázkami? Počet bodov:
22. Stanovujete jasné programy na rokovanie na schôdzach – a držíte sa ich? Počet bodov:
23. Prestanete pracovať na úlohe, keď sa začnete cítiť v strese, alebo pociťujete stratu energie? Počet bodov:
24. Vediete si jednoduchý systematický časový denník, aby ste mohli sledovať, kde a ako trávite svoj čas? Počet bodov:
25. Strávite každý deň určitý čas hodnotením svojej produktivity a určením si, či ste splnili úlohy, ktoré ste si stanovili na splnenie? Počet bodov:

VYHODNOTENIE:

Pre určenie svojho “kvocientu riadenia času” sčítajte počet bodov, ktoré ste získali v teste svojho času. Ak je Váš počet bodov medzi 65 a 75, blahoželáme! Ste veľmi dobrý manažér Vášho času a je tu šanca, že využívate Váš čas na to, aby ste dosiahli vrcholové výsledky vo Vašom osobnom a profesionálnom živote. Ak máte počet bodov medzi 45 a 64, nie je to zlé. S určitými zmenami vo Vašich zvykoch v oblasti riadenia času sa však môžete pravdepodobne stať každý deň ešte produktívnejší. Ak je súčet Vašich bodov medzi 25 a 44, no, nejdete na to celkom zle … ale musíte usilovne pracovať na tom, ako vo Vašom živote využívať kľúčové princípy riadenia času. Pokiaľ je Váš počet bodov nižší než 25, musíte toho ešte veľa urobiť. Intenzívnym čítaním – alebo dokonca prostredníctvom nejakého kurzu o riadení času – môžete dramaticky zlepšiť svoje pracovné zvyky a dosiahnuť omnoho viac, než ste si kedy mysleli, že je vôbec možné.

Pamätajte: nemôžete si vybrať medzi ušetrením a strávením času. Jediná možnosť, ktorú  máte, spočíva v tom, ako svoj čas využijete. Rozvrhnite si svoj čas starostlivo, chráňte ho pred zvykmi, ktoré márnia čas, a rozplánujte si tieto cenné minúty a hodiny tak, aby sa Vám čo najlepšie vrátili. Dodržujte tieto princípy a dosiahnete omnoho viac než len rýchlu efektivitu: dosiahnete svoje ciele a znížite tiež stres.